各市、縣、自治縣黨委組織部、政府人力資源社會(huì)保障局,省直各有關(guān)單位：

現(xiàn)將《海南省流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)實(shí)施細(xì)則（暫行）》印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。在實(shí)際工作中有何問題或建議，請(qǐng)及時(shí)向省人力資源社會(huì)保障廳反映。

聯(lián)系人：陳五洲            聯(lián)系電話：65375107

中共海南省委組織部      海南省人力資源和社會(huì)保障廳

               2017年5月5日

  

   （此件主動(dòng)公開）

 

 

 

 

 

 

海南省流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)實(shí)施細(xì)則

（暫行）

 

為進(jìn)一步加強(qiáng)全省流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作, 統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)中組部、人力資源社會(huì)保障部等5部門《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)）、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)人力資源社會(huì)保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見》（人社部發(fā)〔2016〕44號(hào)）和《關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》（人社廳發(fā)〔2016〕75號(hào)）等文件精神,制定本實(shí)施細(xì)則。

一、流動(dòng)人員人事檔案范圍

具體包括：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員的檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案；自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)（境）人員的檔案；外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案；其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)

（一）流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門為政府人力資源社會(huì)保障部門，接受同級(jí)黨委組織部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)縣級(jí)以上（含縣級(jí)）人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理。

（二）其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案，嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案。

三、檔案接收

（一）接收原則

流動(dòng)人員申請(qǐng)戶籍所在地存檔的，由其戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱公共人才機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)；申請(qǐng)工作所在地存檔的，由用人單位注冊(cè)地的同級(jí)公共人才機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。

1．機(jī)關(guān)和事業(yè)單位非在編人員、非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員、以及外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)中方雇員的檔案，由其現(xiàn)工作單位所在地或戶籍所在地公共人才機(jī)構(gòu)接收管理。

2．辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員，以及與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員,重新就業(yè)的應(yīng)當(dāng)在就業(yè)單位報(bào)到后，按照干部人事檔案轉(zhuǎn)遞的有關(guān)規(guī)定，將檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織人事部門保管；未就業(yè)或者重新就業(yè)單位不具備保管條件的，由原工作所在地或戶籍所在地公共人才機(jī)構(gòu)接收管理。

3．未就業(yè)的大中專畢業(yè)生，自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)（境）人員，自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員，以及其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案，由其戶籍所在地公共人才機(jī)構(gòu)接收管理。

各級(jí)公共人才機(jī)構(gòu)不得拒絕符合申請(qǐng)條件的流動(dòng)人員申請(qǐng)檔案接收。

（二）接收步驟

1．申請(qǐng)

流動(dòng)人員以戶籍地為由申請(qǐng)的，須提供本人有效身份證件和戶口本；以工作所在地為由申請(qǐng)的，須提供原工作單位辭職、辭退或解除（終止）勞動(dòng)合同等證明或新工作單位勞動(dòng)合同、社保繳費(fèi)清單。委托他人或單位申請(qǐng)的，須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。

2．核實(shí)

公共人才機(jī)構(gòu)在接到申請(qǐng)后，核實(shí)相關(guān)申請(qǐng)材料及存檔單位資質(zhì)。對(duì)不符合接收條件的，應(yīng)及時(shí)告知申請(qǐng)人或委托人，并說(shuō)明原因。

3．調(diào)檔

對(duì)已確認(rèn)存檔單位具有人事檔案管理權(quán)限的，開具《流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔函》（見附件1）；對(duì)未確認(rèn)存檔單位具有人事檔案管理權(quán)限的，應(yīng)確認(rèn)其權(quán)限后再發(fā)函調(diào)檔，或?qū)⒃摍n案轉(zhuǎn)至當(dāng)?shù)毓踩瞬艡C(jī)構(gòu)再行調(diào)檔。

4．收檔

（1）流動(dòng)人員存檔單位須通過機(jī)要或派專人轉(zhuǎn)遞檔案，不得交由本人自帶。

（2）查驗(yàn)存檔單位開具的《流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（見附件2），登記檔案轉(zhuǎn)出單位、時(shí)間和轉(zhuǎn)檔緣由。

5．檔案審核

（1）檔案管理人員須核對(duì)檔案目錄、檔案內(nèi)容和《流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》等材料，確保檔案材料真實(shí)可靠、完整齊全。

（2）發(fā)現(xiàn)檔案中有虛假材料的，查明情況，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

（3）檔案中缺少部分關(guān)鍵材料，但不會(huì)導(dǎo)致一人多檔的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，填寫《流動(dòng)人員人事檔案缺少材料登記表》（附件3）后予以接收。關(guān)鍵材料一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等重要信息的材料。

（4）檔案材料嚴(yán)重不全，可能導(dǎo)致一人多檔且無(wú)法補(bǔ)全的，應(yīng)退回原存檔單位，同時(shí)告知申請(qǐng)人。

6．接收登記

（1）對(duì)通過審核的檔案，填寫《流動(dòng)人員人事檔案托管合同》（見附件4），辦理檔案托管。檔案管理部門應(yīng)填寫檔案回執(zhí)，蓋章后寄回原存檔單位。部分材料尚未補(bǔ)全的，應(yīng)在回執(zhí)中注明，檔案審核材料應(yīng)及時(shí)歸入檔案并做好審核信息登記。

（2）對(duì)接收的檔案，必須建立接收人事檔案登記臺(tái)帳，及時(shí)準(zhǔn)確登記檔案人的姓名、性別、出生時(shí)間、身份證號(hào)碼、檔案轉(zhuǎn)入時(shí)間、轉(zhuǎn)檔單位等信息。

（3）對(duì)登記后的檔案應(yīng)及時(shí)交檔案管理人員入庫(kù)管理，檔案管理人員應(yīng)在接收登記臺(tái)帳簽字確認(rèn)，登記臺(tái)帳永久保存，以便核查。

四、檔案材料收集、整理和存放

（一）檔案材料的收集應(yīng)按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）和《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字〔2012〕28號(hào)）的要求執(zhí)行。

（二）公共人才機(jī)構(gòu)要對(duì)檔案材料認(rèn)真整理，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。

1．材料分類。按照《干部檔案整理工作細(xì)則》(組通字〔1991〕11號(hào))第四章要求進(jìn)行分類。

2．材料排序。應(yīng)根據(jù)檔案材料形成時(shí)間先后和內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序。

3．材料編目。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細(xì)的檔案材料目錄。

4．復(fù)制與加工。材料載體變質(zhì)、字跡退色不清或破損時(shí)，應(yīng)采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印、裱糊等方法進(jìn)行搶救。復(fù)制材料應(yīng)核對(duì)無(wú)誤，并注明復(fù)制單位和日期。

5．材料裝訂。裝訂前應(yīng)將材料上的大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥锊鸪倮睚R全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。

6．材料調(diào)整。檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)不再辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、檔案工資記載、調(diào)整相關(guān)手續(xù)。

（三）檔案的存放

1．設(shè)施要求。建立堅(jiān)固的專用檔案庫(kù)房，配備鐵質(zhì)檔案柜，配置必要的辦公和安全防護(hù)設(shè)備。檔案庫(kù)房、查閱室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)閱檔或辦公。

2．人員要求。具體從事人事檔案管理人員必須政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉人事人才政策法規(guī)，并定期進(jìn)行知識(shí)更新和專業(yè)培訓(xùn)。嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密制度，不準(zhǔn)私自攜帶人事檔案材料離開檔案庫(kù)房，個(gè)人不得私自保存他人檔案。對(duì)利用檔案材料營(yíng)私舞弊的，視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理，直至追究法律責(zé)任。

3．防護(hù)要求。根據(jù)《干部檔案工作條例》（組通字〔1991〕13號(hào)）第六章要求執(zhí)行。

五、檔案查閱和出具證明

（一）查閱

1．查閱范圍

（1）國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位招考錄用審查需要查閱的檔案。

（2）公安、檢察、法院、紀(jì)律檢查、監(jiān)察、國(guó)家安全等國(guó)家機(jī)關(guān)因偵查、審理等需要查閱有關(guān)人員的檔案。

（3）經(jīng)存檔人同意后，具有人事檔案管理權(quán)限的用人單位因工作需要查閱的檔案。

（4）無(wú)人事檔案管理權(quán)限的單位不得查閱檔案，可由存檔人向公共人才機(jī)構(gòu)申請(qǐng)復(fù)印檔案中不涉及保密部分的相關(guān)材料，了解本人基本情況。

2．查閱要求

（1）查閱流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)填寫《查閱流動(dòng)人員人事檔案審核表》（見附件5），經(jīng)檔案管理部門審核同意后查閱檔案。查閱單位應(yīng)申明查閱理由，檔案管理部門根據(jù)《干部檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定和需要確定所需提供的檔案材料。

（2）查閱單位應(yīng)派專人（兩名以上、中共黨員）持單位介紹信及有效身份證件查閱。任何人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。

（3）查閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，對(duì)檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，保障個(gè)人隱私不受侵犯。不準(zhǔn)從中抽走檔案材料，不準(zhǔn)交無(wú)關(guān)人員和存檔人員本人翻閱，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者追究法律責(zé)任。

（4）需要摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)征得檔案管理部門同意。對(duì)摘錄部分，由檔案管理人員與原件核對(duì)無(wú)誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。

（5）不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說(shuō)明理由，登記在《查閱流動(dòng)人員人事檔案審批表》中，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可復(fù)制。復(fù)制的材料由檔案管理部門注明出處和日期，并加蓋公章。

（二）出具證明

1．出具證明范圍

流動(dòng)人員存檔證明（如《流動(dòng)人員人事檔案托管證明》見附件6）、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)及其他各類與人事檔案相關(guān)的證明。

2．出具證明的要求

（1）公共人才機(jī)構(gòu)應(yīng)確保出具證明的內(nèi)容與檔案實(shí)際記載相關(guān)內(nèi)容一致。對(duì)檔案中無(wú)記載的證明，應(yīng)在相關(guān)材料補(bǔ)齊歸檔后出具；對(duì)超出檔案管理服務(wù)范圍的證明不予出具。

（2）檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核實(shí)出具事由、本人有效身份證件，委托他人或單位申請(qǐng)的須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。

六、檔案調(diào)出

（一）申請(qǐng)

流動(dòng)人員檔案調(diào)出時(shí)，原以戶籍地為由存檔的，須提供調(diào)檔函、本人有效身份證件；原以工作所在地為由存檔的，須提供調(diào)檔函、本人有效身份證件和辭職、辭退或解除（終止）勞動(dòng)合同等證明（或原單位同意調(diào)出函）。委托他人或單位申請(qǐng)的，須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。

（二）核實(shí)

公共人才機(jī)構(gòu)在接到申請(qǐng)后，核實(shí)相關(guān)申請(qǐng)材料及發(fā)函單位資質(zhì)。發(fā)函單位有人事檔案管理權(quán)限的，可以調(diào)出；發(fā)函單位無(wú)人事檔案管理權(quán)限或無(wú)法確認(rèn)的，不予調(diào)出檔案，并及時(shí)告知申請(qǐng)人或委托人。

（三）調(diào)出

辦理檔案調(diào)出時(shí)，檔案管理人員須仔細(xì)核對(duì)檔案目錄與內(nèi)容是否一致，確保一次性轉(zhuǎn)出全部材料。隨附《流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，同檔案一并轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，應(yīng)及時(shí)關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞情況，登記《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)》和機(jī)要單情況，更新信息管理系統(tǒng)，并定期核查。流動(dòng)人員人事檔案調(diào)出應(yīng)通過機(jī)要寄達(dá)，如調(diào)出和調(diào)入單位在同一地區(qū)，可協(xié)商派人事專員送取。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)不再開具行政（工資）介紹信。

七、其他

（一）嚴(yán)格落實(shí)取消收費(fèi)規(guī)定。檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)要不折不扣地貫徹落實(shí)取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)的決定。

（二）本實(shí)施細(xì)則自2017年5月9日起施行。

附件1流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔函.docx

附件2流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根.docx

附件3流動(dòng)人員人事檔案缺少材料登記表.docx

附件4流動(dòng)人員人事檔案托管合同.docx

附件5查閱流動(dòng)人員人事檔案審核表.docx

附件6流動(dòng)人員人事檔案托管證明.docx